Haute Ecole Libre Mosane

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Membre du personnel HELMo

Défi relevé pour les inscriptions mutualisées

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HELMo a mis en place un nouveau dispositif d'inscriptions mutualisées, qui a mobilisé des équipes pluridisciplinaires pendant plusieurs mois. L'effort s'est avéré concluant. Retour sur cette nouvelle méthode d'inscription. 

Pour la première fois à HELMo, les inscriptions ont été organisées de manière mutualisée ! 
 
Ce nouveau dispositif visait à répondre aux objectifs suivants :   

  1. Améliorer la qualité du service rendu aux étudiants
  2. Maximiser les périodes (jours et heures) d’inscriptions 
  3. Optimiser le travail des secrétaires académiques et de section lors de ces périodes chargées (délibérations, recours, etc.) 
 "La mutualisation des inscriptions nous a permis une meilleure répartition des tâches dans notre travail quotidien en cette période où nous jonglons depuis des années entre inscriptions, délibérations et préparation des rentrées" F. Simon, responsable de cellule affaires académiques au Campus de l'Ourthe

Tout a été mis en œuvre pour permettre une communication plus claire, un accueil chaleureux ainsi qu’une gestion plus fluide et efficace des inscriptions pour 2020-21. 
Il s’agit ici d’une première expérience qui sera évaluée et le cas échéant, qui pourra évoluer au fil des ans.
 
Concrètement, cela s'est d’abord traduit par la mise en place d’un système d’inscriptions en ligne (étudiants belges seulement) OU sur rendez-vous dans un lieu unique pour toutes les formations de HELMo : le Campus de l’Ourthe
 
« La mutualisation des inscriptions avait d’abord été pensée pour permettre les inscriptions en un seul lieu pour tous les étudiants. La crise sanitaire a obligé à accélérer le processus pour permettre les inscriptions à distance. Sans la dynamique collective de mutualisation, cela n’aurait sans doute pas été possible ou en tout cas, pas si vite ni si efficace » selon Nicolas Charlier, responsable du service communication.

La période a été optimalisée et harmonisée puisque, cette année, les inscriptions ont pu avoir lieu pour chaque cursus du 8 juin au 10 juillet et du 17 août au 11 septembre. Une journée supplémentaire a même été organisée le samedi 12 septembre de manière à pouvoir absorber au mieux l’afflux d’inscriptions de la rentrée.  

Les ressources en terme de personnel administratif furent également optimisées : chacun des collègues engagé dans le projet transversal a été formé durant l'année académique afin de pouvoir répondre au mieux à chaque étudiant désireux de s’inscrire, et ce, quelle que soit la section choisie.

"J’ai apprécié cette nouvelle expérience. C’était l’occasion pour moi de rencontrer d’autres secrétaires HELMo ainsi que d’en apprendre davantage sur les différentes formations que propose la Haute Ecole." Sara Longton, secrétaire d'accueil à HELMo Ste-Croix
 
Les services social et de l'accompagnement pédagogique ont par ailleurs organisé des permanences durant toute la période d’inscription, les mardis et jeudis, de sorte que le futur étudiant a pu prendre connaissance des possibilités de cet ordre mises à sa disposition.
 
Le gros point fort de cette organisation, c’est une formidable collaboration et un échange de bonnes pratiques entre tous les membres des services des affaires académiques, communication, social, informatique et financier qu'ils travaillent dans les campus / implantations ou aux services transversaux.

"Nous avons très bien vécu l’expérience.  L’espace prévu pour les inscriptions était agréable et bien pensé. Tout était bien organisé."  Caroline Pire et Nathalie Mostenne, secrétaires académiques et de section à HELMo Ste-Croix
QUELQUES CHIFFRES
A la date du 23 septembre (les inscriptions ne se terminant que le 31 octobre) :
 
  • 606 prises de rendez-vous par des étudiants belges
  • 2100 dossiers d'étudiants belges soumis en ligne
  • 2545 dossiers d'étudiants belges validés en présentiel ou à distance
  • 700 discussions en ligne essentiellement d'ordre technique ou administratif entre les étudiants et les secrétaires sur le chat mis en place dans le module d'inscriptions en ligne
  • Quelques milliers de documents téléchargés par les étudiants et transférés dans leur dossier numérique dans ProEco
  • 37 secrétaires académiques et de cursus, secrétaires d'accueil et responsables s'étant partagé 332 prestations par demi-journées entre le 8 juin et le 12 septembre pour inscrire les étudiants qu'ils se soient présentés au Campus de l'Ourthe ou qu'ils aient soumis leur dossier en ligne
 
Les enquêtes qualité à venir nous éclaireront davantage sur les points positifs et les pistes d'amélioration à mettre en œuvre l'année prochaine
 


Contact: Isabelle Mouraux
Publié le : 28-09-20