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UE36 - Management événementiel et veille technologique

En pratique

  • Cette unité d'enseignement (UE) articule 4 activités d'apprentissage :
    • Organisation d'événements
    • Techniques de communication
    • Conférences Visites Séminaires
    • Correspondances et rapports
  • En 2025-2026, elle s'organise au premier quadrimestre et couvre 4 crédits (ECTS).
  • L'enseignement est principalement centralisé dans le campus : Saint-Laurent
  • Cette UE est remédiable d'une session à l'autre
  • Modalités d'enseignement
    • Groupe classe

Activité d’apprentissage

Les finalités de l'UE

L'UE a pour objectifs finaux:

  • donner aux étudiants un ensemble de techniques leur permettant d'organiser un événement, notamment :
    • en participant à des événements. Participer à un événement permettra à l'élève de développer son esprit critique (en analysant la manière dont l'événement est organisé, son objectif, l'impact réel sur la cible et d'appréhender l'utilité d'un événement dans son seceur d'activité);
    • en organisant un événement (création, sponsoring, gestion du budget, mise en place de la stratégie de communication... organisation de l'événement de A à Z). Organiser un événement permettra à l'élève de transférer ses compétences aquises en tant que commercial au service de cet événement (notamment ses compétences en Vente, Marketing, Communication, Softskills).

Les contenus de l'UE

Conférences, visites et séminaires (CVS) :

L’activité d’apprentissage « Conférence, visite et séminaire » est composée d’une introduction conceptuelle (quels sont les différets types d'événements, quels objectifs visés, quels critères de réussite, comment évluer l'impact d'un événement) suivie d’activités de « terrain » : l'étudiat sera amené à participer à plusieurs événements (il peut s'agir d'une conférence, une visite d’entreprise, un salon, un webinaire...).

Organisation d'événements :

Il s'agira d'organiser concrètement un événement. Nous aborderons donc les différentes phases de l'organisation d'événement ainsi que les tâches et compétences qui s'y rapportent.

Techniques de communication :

Utilisation des techniques de communication essentiellement orales nécessaires à l'organisation d'un événement : 

  • Communication orale vers les différents intervenants (sponsors, intervenants externes, cible...) 
  • Mise en pratique des techniques de communication orale en face à face, par téléphone ou devant un public (pitch adapté aux différentes situations / publics / objectifs)
  • Être capable de donner des consignes en pratiquant l'assertivité et de les recevoir en pratiquant l'écoute active (nécessaire lors des échanges avec le "staff" et les "collègues", donc les différents étudiants organisateurs de l'UE)
  • Préparer les discours d'accueil, de présentation, de clôture

Correspondances et Rapports :

Il s'agira d'aborder tous les types d'écrits nécessaires à l'organisation d'un événement : 

  • Mise en pratique de toutes les communications écrites nécessaires, notamment par e-mail, etc. vers les différents intervenants
  • Rédiger les documents de communication interne (minutes du Jour J, répartition des rôles, rapports de réunion)
  • Créer des supports de communication pour attirer le public et présenter l'événement (invitation papier, e-mail, affiches,...)
  • Créer des supports de communication pour le jour J de l'événement (vidéo, affiches, fléchages...)

Les acquis d'apprentissage visés par l'UE

Conférences, visites et séminaires (CVS) :

Au terme de l'AA, l’étudiant sera capable de :

  • Définir les types d’événements, leurs composants, leurs objectifs spécifiques ainsi que les facteurs de différenciation (ce qui les différencie les uns des autres)
  • Identifier les objectifs spécifiques à chaque type d’événement (foire, webinaire, conférence…).
  • En participant à l’événement, récolter les informations qui lui permettent d’évaluer l’atteinte ou non de l’objectif visé.
  • Critiquer (relever les points forts et faibles) de l’événement.
  • Suggérer des propositions d’amélioration.

Organisation d'événements et Techniques de communication :

À l’issue de ces deux AA et grâce à l’organisation concrète d’un événement, l’élève sera capable de :

  • Choisir un type d’événement en fonction des besoins identifiés et des objectifs visés par l’organisateur ;
  • Définir sa cible et choisir les bons canaux de communication pour l’atteindre ;
  • Définir les besoins en termes organisationnels (ressources humaines, matérielles, financières…) ;
  • Structurer et planifier les étapes d’une organisation d’événement et à cette fin, utiliser des outils/concepts tels qu’un rétroplanning et la définition d’objectifs SMART ;
  • Réaliser un vrai travail de collaboration, s’organiser et communiquer en équipe ;
  • Gérer un budget ;
  • Assurer le suivi de l’événement avant, pendant, après.

Correspondances et Rapports :

En fin d'AA, l'étudiant sera capable de :

  • Rédiger un portefolio relatant l'ensemble de l'organisation d'événement (email, liste de sponors, minutes du jour J ...). 
  • Réaliser des supports (e-mail, affiches, invitations, etc.) en lien direct avec l'événement à réaliser. 

Les méthodes d'enseignement-apprentissage

Conférences, visites et séminaires (CVS) :

L'apprentissage alterne une partie théorique et réflexive en classe avec la découverte et l'analyse d'événements auxquels l'élève participera (démos, conférences, séminaires...).

Organisation d'événements :

Les élèves construisent un projet événementiel qui sera élaboré, structuré au cours des séances proposées. Chaque cours développera un thème précis de l'organisation d'événement en partant de la théorie, l'élève l'intègrera par une mise en pratique fictive et enfin, chque séance se clôturera par une mise en pratique réelle ou un objectif concret à atteindre en dehors du cours.

Techniques de communication :

Sur base de l'avancement de l'événement, les différentes matières seront intégrées dans le programme. Parfois avec un apprentissage plus théorique, mais principalement avec ce besoin de mise en pratique directe. L'entièreté de l'UE repose sur la pédagogie de projet autour de l'organisation de l'événement. 

Correspondances et Rapports :

Sur base de l'avancement de l'événement, les différentes matières seront intégrées dans le programme, avec une mise en pratqiue directe de la théorie abordée et servant à soutenir la mise en palce de l'événement. L'entièreté de l'UE repose sur la pédagogie de projet autour de l'organisation de l'événement.

 

Engagement attendu de la part de l'étudiant.e

Cette UE36 est essentiellement pratique : la création et l'organisation de l'événement est prévue lors des séances de cours. Une présence assidue est donc vivement conseillée ainsi qu'un travail de suivi hebdomadaire afin de maitriser les principes de l'organisation d'évenement. 

A chaque séance, un travail pratique est demandé, la présence est donc vivement conseillée.

TRAVAUX CONTINUS INDIVIDUELS - En amont à l'événement : Travaux et mise en pratique concrète des apprentissages vus en cours

Cette épreuve présente des modalités spécifiques à la 1re session. Elle est organisée de manière continue. Il s'agit d'une épreuve intégrée. Cette épreuve est individuelle ou collective. Concrètement, l'épreuve repose sur une réalisation par mise en pratique. La correction de cette épreuve est assurée par validation d'un.e enseignant.e.

L'EVENEMENT EN LUI-MEME - LE JOUR DE L'EVENEMENT

Cette épreuve présente des modalités spécifiques à la 1re session. Elle est organisée avant la session. Il s'agit d'une épreuve intégrée. Cette épreuve est individuelle et en équipe. Concrètement, l'épreuve repose sur une réalisation par mise en pratique. La correction de cette épreuve est assurée par validation par l’enseignant et par autoévaluation.

Règles de l’UE

Comment la note globale de l’UE est-elle déterminée ?

Explication de la pondération des différentes épreuves

1ère session janvier :

EN AMONT A l'EVENEMENT :

=> Ensemble de travaux en lien avec les différents thèmes vus en cours (il peut s'agir de travaux écrits tels que des pitchs, un rétroplanning, une fiche budget.... ou de prestations orales "communication téléphonique professionnelle, manière d'exprimer un pitch sponsor, ...").

Ici, il s'agit donc d'une Evaluation INDIVIDUELLE par l'enseignant > 50% des points

L'EVENEMENT :

  • Evaluation par l'enseignant - Evaluation collective 
  • Evaluation par les participants - Evaluation collective
  • Evaluation par les experts - invités - Evaluation collective
  • Auto-évaluation - Evaluation individuelle 

Cette évaluation est donc essentiellement COLLECTIVE et 360° + Auto-évaluation individuelle > 50% des points

2ème session août/septembre :

Il s'agira d'organiser INDIVIDUELLEMENT une mini conférence, de remettre le portoflio comprenant toutes les "rubriques" de l'organisation d'un évenemnt ( budget, minute du jour J, affiche de présentation, ...), de présenter ce projet oralement avec un PWP en AOUT. L'événement quant à lui, s'il est validé, sera mis concrètement en place par l'enseignant lors de ses sessions de cours.

Quelles sont les informations administratives de cette UE ?

  • UE prérequises

    Aucune

  • UE corequises

    Aucune

  • Langue d'enseignement

    Français

  • Responsable de cette UE

    GAVROY Charline

  • Jury de délibération

  • Identification

    • Code :
    • Cycle : 1er cycle
    • Unité obligatoire : non
    • Niveau CEC : 6
    • 60 heures

  • Cursus

    Techniques et services,Technico-commercial

  • Enseignants prenant part à cette UE

    Aucune